Polityka Prywatności Multimodalne Centrum Transportu

1. Postanowienia ogólne 1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Multimodalne Centrum Transportu z siedzibą w Polsce (dalej: „MCT”, „my”, „nas”, „nasz”). 1.2. Polityka ma zastosowanie do wszystkich osób, których dane przetwarzamy w związku z naszą działalnością w sektorze transportu i logistyki, w szczególności do klientów, kontrahentów, osób kontaktowych po stronie klientów i dostawców, użytkowników naszych serwisów internetowych oraz kandydatów do pracy. 1.3. Administratorem danych osobowych jest Multimodalne Centrum Transportu działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Dane kontaktowe administratora 2.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z nami:

   • pocztą tradycyjną: Multimodalne Centrum Transportu, [adres siedziby]
   • e-mail: [adres e-mail do kontaktu]
   • telefonicznie: [numer telefonu] 2.2. Jeżeli zostanie powołany Inspektor Ochrony Danych (IOD), jego dane kontaktowe zostaną udostępnione na naszych stronach internetowych oraz w innych materiałach informacyjnych.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych 3.1. W zależności od rodzaju relacji z MCT możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko służbowe;
   • dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby;
   • dane związane z realizacją usług transportowych i logistycznych: dane nadawcy i odbiorcy przesyłki, adresy załadunku i rozładunku, dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za odbiór/dostawę, numer przesyłki, numer zlecenia, informacje o towarze;
   • dane dotyczące rozliczeń: numer rachunku bankowego, informacje o płatnościach, dane do fakturowania;
   • dane związane z obsługą korespondencji i zapytań: treść zapytania, reklamacji lub zgłoszenia, historia korespondencji;
   • dane użytkowników serwisów internetowych: adres IP, dane o urządzeniu, pliki cookies oraz podobne technologie, dane dotyczące aktywności na stronie (logi systemowe);
   • dane rekrutacyjne: dane zawarte w CV, liście motywacyjnym oraz w innych dokumentach rekrutacyjnych.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych 4.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

   • zawarcie i wykonywanie umów o świadczenie usług transportowych i logistycznych (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   • realizacja obowiązków prawnych ciążących na MCT (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, celnych i transportowych;
   • realizacja prawnie uzasadnionych interesów MCT (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w tym: • zapewnienie bezpieczeństwa świadczonych usług i infrastruktury, • dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami, • prowadzenie analiz i statystyk dotyczących działalności transportowej i logistycznej, • zapewnienie ciągłości działania i zarządzanie procesami biznesowymi;
   • na podstawie udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeżeli jest wymagana, np. w celu przesyłania określonych treści marketingowych lub udziału w rekrutacji. 4.2. W sytuacjach, gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, jej udzielenie jest dobrowolne, a zgodę można w każdej chwili wycofać. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Źródła pochodzenia danych 5.1. Dane osobowe pozyskujemy:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. poprzez formularze, e-maile, telefon, korespondencję papierową, umowy);
   • od podmiotów trzecich, np. kontrahentów, partnerów biznesowych, spedytorów, brokerów, operatorów logistycznych, którzy przekazują nam dane kontaktowe osób upoważnionych do współpracy;
   • z ogólnodostępnych źródeł, takich jak rejestry publiczne (np. KRS, CEIDG) – w zakresie dopuszczalnym przez prawo;
   • z systemów IT wykorzystywanych do zarządzania procesami transportowymi i logistycznymi.

6. Odbiorcy danych osobowych 6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

   • podmiotom współpracującym z MCT przy realizacji usług transportu i logistyki (np. przewoźnicy, operatorzy terminali, magazynów, spedytorzy, firmy kurierskie);
   • dostawcom systemów i usług IT, w tym systemów do zarządzania transportem (TMS), magazynem (WMS), systemów księgowych i finansowych, hostingu, chmury obliczeniowej;
   • podmiotom zajmującym się obsługą księgową, prawną, doradczą i audytorską;
   • operatorom płatności i bankom, w zakresie niezbędnym do realizacji rozliczeń;
   • organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom i innym instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa. 6.2. Odbiorcy danych zobowiązani są do zachowania poufności danych osobowych i stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) 7.1. Co do zasady dane osobowe przetwarzamy na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 7.2. Jeżeli w związku z realizacją usług transportowych lub logistycznych będzie konieczne przekazanie danych do państw trzecich (poza EOG), odbywać się to będzie wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności:

   • na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
   • z zastosowaniem standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską,
   • lub w oparciu o inne dopuszczalne przez prawo instrumenty zapewniające odpowiednią ochronę danych.

8. Okres przechowywania danych 8.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia roszczeń. 8.2. Przykładowo:

   • dane związane z zawarciem i realizacją umów – przez okres obowiązywania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających;
   • dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i o rachunkowości;
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania;
   • dane rekrutacyjne – co do zasady przez czas trwania procesu rekrutacyjnego, a w przypadku wyrażenia zgody na przyszłe rekrutacje – przez okres wskazany w treści zgody.

9. Prawa osób, których dane dotyczą 9.1. Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa (w granicach określonych przepisami):

   • prawo dostępu do danych osobowych oraz uzyskania ich kopii;
   • prawo do sprostowania (poprawiania) danych;
   • prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
   • prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
   • prawo do przenoszenia danych do innego administratora, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
   • prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby;
   • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody. 9.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z nami za pomocą danych wskazanych w części 2 niniejszej Polityki.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego 10.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, w szczególności Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeżeli uzna ona, że przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy.

11. Bezpieczeństwo danych osobowych 11.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. 11.2. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy i współpracownicy MCT oraz podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie, zobowiązane do zachowania poufności.

12. Pliki cookies i technologie podobne 12.1. Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania serwisu;
    • dostosowania treści i funkcji serwisu do preferencji użytkownika;
    • prowadzenia statystyk i analiz dotyczących korzystania z serwisu;
    • poprawy bezpieczeństwa i jakości świadczonych usług. 12.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym ograniczyć ich stosowanie lub je zablokować. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

13. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji 13.1. Co do zasady nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, zautomatyzowanych decyzji wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających. 13.2. Jeżeli w określonych procesach (np. optymalizacja tras, harmonogramowanie dostaw) zastosujemy mechanizmy zautomatyzowanego przetwarzania danych, będzie się to odbywać zgodnie z obowiązującymi przepisami, a osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym odpowiednio poinformowane, jeżeli będzie to wymagane prawem.

14. Polityka prywatności a umowy i regulaminy 14.1. Niniejsza Polityka Prywatności uzupełnia postanowienia zawarte w umowach, regulaminach i innych dokumentach przekazywanych klientom i kontrahentom MCT. 14.2. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszej Polityki a postanowieniami szczegółowych umów lub regulaminów, zastosowanie mają przepisy bezwzględnie obowiązujące oraz postanowienia tych dokumentów, o ile nie naruszają prawa.

15. Zmiany Polityki Prywatności 15.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmian zakresu lub sposobów przetwarzania danych oraz rozwoju naszych usług. 15.2. Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie każdorazowo publikowana w naszych serwisach internetowych lub udostępniana w inny przyjęty sposób.

16. Dane kontaktowe w sprawach prywatności 16.1. Wszelkie pytania, wnioski i uwagi dotyczące niniejszej Polityki Prywatności oraz przetwarzania danych osobowych można kierować na dane kontaktowe wskazane w części 2 powyżej.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania i ma zastosowanie do działalności Multimodalne Centrum Transportu prowadzonej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.